4 einfache Schritte für effektiveres Arbeiten

Eine kleine Liste mit vier einfachen Schritten, die meiner Produktivität im Arbeitsalltag noch einmal einen Schub gegeben haben.

In der letzten Zeit habe ich mich verstärkt mit dem Zeitmanagement beschäftigt. Ausgelöst wurde das Ganze von zwei Sessions von Christian Ebert auf dem BarCamp Cologne 3 (Videomitschnitte: Session 1 & Session 2).

Im Anschluss habe ich mich durch David Allens Buch „Getting Things Done“ und einige Fachartikel im Netz und in Zeitschriften gelesen. Leider habe ich längst noch nicht alle Möglichkeiten für eine effektiveres und effizienteres Arbeiten ausgenutzt. Aber die vier Punkte, die bei mir bisher den größten Einfluss auf die Produktivität hatten möchte ich kurz zusammenfassen:

1. Benachrichtigungen ausschalten

Ich habe wirklich alle visuellen und akustischen Benachrichtigungen vom Mailprogramm, RSS-Reader, etc. ausgemacht. Selbst Skype gibt nur bei Anrufen ein direktes Feedback. Es klingt so banal, aber man wird nicht mehr von jeder Mail aus der aktuellen Tätigkeit gerissen und bisher ist auch noch niemand gestorben wenn er Antworten auf seine Mails erst nach einer oder zwei Stunden bekommen hat. Denn jetzt bestimme ich, wann ich diese lese und wann eine natürliche Unterbrechung in meinem Arbeitsfluss erreicht ist.

2. Es gibt genau ein System mit Aufgaben

Es muss ein System her, in das wirklich restlos alle Aufgaben eingetragen werden. Es gibt keine Post-Its am Monitor, einen Zettel mit Aufgaben, eine To-Do-Liste im Rechner. Es muss genau ein System sein, dem man vertraut und man muss es Nutzen. Nur wenn wirklich alle Aufgaben in diesem System eingetragen sind, hat man den Kopf beim arbeiten frei. Solange noch irgendwas im Hinterkopf hat, kann man nicht 100%ig bei der Sache sein, die man eigentlich gerade machen will.

3. Erledige kleine Dinge sofort

Aufgaben, die in weniger als 2 Minuten erledigt sind, werden gar nicht erst in das System aufgenommen, sondern sofort erledigt.

4. Prioritäten beachten

Nur weil gerade jemand angerufen hat und irgendwas erledigt haben will, darf man nicht seine Prioritäten komplett umwerfen. Dieser Punkt ist relativ komplex und wird in den Videos von Christian Ebert m.E. ganz gut angerissen. Ich kann das Befassen mit Zeitmanagement nur empfehlen, es hat mir schon nach kurzer Zeit mehr Zeit eingebracht, als das Lesen gekostet hat. Außerdem führt es dazu, dass ich konzentrierter Arbeiten und dann auch konzentrierter Feierabend machen kann.

Portraitfoto Andreas Dantz

Andreas Dantz

Andreas ist Designer und Berater für Digitales und ist spezialisiert auf Designsysteme & Apps.

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